Mengelola persediaan dengan cerdas

Oleh : Hendra S Raharjaputra

Tag   : Inventory management, Case study, Practice  ( 30 Juni 2010 )

Diposkan kembali : 7 Agustus 2011

Istilah  manajemen persediaan tentunya sudah banyak yang mengetahui, termasuk tujuannya, tetapi tidak ada salahnya apabila diingat kembali terutama masalah yang berhubungan tujuan utama dari manajemen persediaan. Tujuan utamanya adalah agar perusahaan mampu mengelola persediaannya secara berhasil guna ( effisien ) dan berdaya guna ( effektif ). Kita sering mendengar istilah atau sudah merupakan konsep dan sistem yang digunakan oleh perusahaan besar , seperti ; Just in Time , Six Sigma, Supply Chain Management dan lainnya , semuanya adalah sangat erat berkaitan dengan manajemen persediaan yang akan dibahas dalam artikel ini.

Persediaan sebagai aset likuid

Dalam neraca perusahaan, persediaan berada pada aset likuid atau aktiva lancar ( current assets ) . Aktiva lancar adalah kekayaan perusahaan ( assets ) yang memiliki konversi waktu ( time conversion ) dibawah satu tahun, sangat berbeda dengan aktiva tetap ( fixed assets ). Artinya apa ? apabila perusahaan mampu mengelola persediaan dengan baik, maka resiko-resiko yang akan merugikan perusahaan akan terhindari, seperti beban bunga, barang kadaluwarsa ( expired ) , biaya penyimpanan dan sejenisnya.

Perusahaan sering mengundang para akuntan publik ( public accountant ) untuk melakukan audit terhadap usahanya secara berkala ( biasanya akhir masa periode akuntansi ) . Salah satu yang dilakukan oleh akuntan publik adalah melakukan “ stok opname “ atau stock take. Apa yang dilakukan oleh akuntan publik dikenal dengan “ financial audit “ bukan “ operational audit “, hal ini tergantung kepada permintaan perusahaan terhadap kantor akuntan tersebut, apakah akan dilanjutkan kepada operational audit, yang merupakan wilayah konsultasi ( consulting ). Tujuan utama dari stok opname adalah untuk mengetahui secara tepat jumlah dan nilai persediaan perusahaan yang tercantum dalam neraca, karena tidak jarang akan berbeda antara yang dicatat oleh perusahaan dengan fisik yang sebenarnya.

Kasus nyata ( real cases )

Perusahaan atau usaha kecil ( small business )  sering tidak menyadari bahwa mereka telah melakukan manajemen persediaan yang baik, tetapi secara terpaksa. Suatu contoh; perusahaan kecil pembuat roti , meyimpan persediaan tepung terigu, gula, perasa dan lainnya untuk kebutuhan tiga hari produksi. Hal ini dilakukan karena modal yang dimiliki sangat kecil, tetapi jangan keliru , mereka sangat efisien dan efektif !!! karena resiko terhadap beban bunga, tingkat kadaluwarsa , dan sejenisnya kecil, selama mereka mampu menjual produknya dan menerima uang penjulan secara cepat . Walaupun peluang untuk menjadi besar relatif kecil.

Sebelum berbicara lebih jauh, perlu dipahami bahwa persediaan bagi perusahaan jasa, perdagangan dan manufaktur sangat berbeda. Diantara semua jenis industri, yang paling rumit adalah manufaktur, karena persediannya terdiri dari Barang Jadi ( finished goods ), Bahan baku ( raw materials ) , Barang Setengah Jadi ( Work in Process ), dan yang paling beresiko.

Katakan suatu kasus perusahaan keramik lantai , yang memiliki bahan baku utama lempung, pasir, dan sejenisnya sebagai bahan pembuat bodinya ( keramik yang belum diberi motif ), pewarna ( color ) suatu bahan kimia yang relatif sangat mahal untuk motif di permukaan keramik. Perusahaan tersebut membuat sebagian besar produknya berdasarkan “ job order “ , sesuai dengan permintaan pasar dan distributor. Secara kasat mata bahwa “ cost structure “ dari produk keramik tersebut sangat simple bila dibandingkan dengan industri otomotif, elektronik dan sejenisnya yang bahan bakunya sampai ribuan macam ( parts and components ), bisa dibayangkan bagaimana rumitnya mengelola bahan baku yang begitu banyak macamnya ? tetapi jangan salah ! sudah ada alat yang mampu mengelola persediaan secara cerdas, misalnya SAP-Inventory Management dan lainnya, tetapi bagi perusahaan menengah kebawah sistem tersebut sangat mahal.

Dengan sistem “ job order “ yang terjadi pada perusahaan keramik tersebut diatas, walaupun sistem manajemen persediaan bahan baku tersebut sangat simpel, tetapi resikonya cukup besar, karena permintaan atas motif keramik sesuai dengan permintaan pasar yang selalu berubah cepat, sehingga perusahaan sering melakukan pembelian pewarna ( color ) untuk permukaan keramik tersebut secara “ last minute “. Apa resiko yang akan dihadapi ? Bagi perusahaan keramik yang memiliki beban hutang besar terhadap pemasok atau vendor , kemungkinan arus pasokan akan terhambat, karena pemasok sudah memperingatkan perusahaan tersebut pada batas atau limit hutang ( over credit limit ). Dampak besarnya adalah operasional di lantai produksi ( floor ) terhambat, menjadi tidak produktif, peluang memenuhi pesanan hilang, kemungkinan terganggu arus kas perusahaan, beban bunga dan biaya tetap terus berjalan, termasuk perusahaan dianggap “ insolvent” oleh pemasok. Apakah dengan kondisi seperti demikian perusahaan akan mampu menciptakan nilai perusahaan atau “ firm value “ ? Apakah perusahaan tersebut lemah dalam manajemen persediannya ? Silahkan pembaca simak sendiri.

Apabila ada saran , pertanyaan, atau komentar silahkan disampaikan kepada : fames_co@yahoo.com

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s